Экспресс-внедрение массовой оценки сотрудников или сводки с фронта

В начале года я делился планами о том, что хочу в 2014 году уделить время автоматизации оценки персонала, но никак не думал, что всё будет происходить столь стремительно! В январе окончательно стало понятно, что массовая оценка (и не только) сотрудников в Юлмарт должна быть проведена не позже середины марта и при том два раза… Времени на раздумья и раскачку не было и пришлось искать нестандартные пути решения. Лучший, на мой взгляд, выход из ситуации подсказал Алексей Корольков предложив провести двухдневную сессию, которая помогла решить следующие задачи:

1. Понять базовые возможности продукта WebTutor в плане автоматизации оценки и поддержки очного обучения.

2. Сформулировать функциональные требования таким образом, чтобы потребовалась минимальная доработка для реализации поставленных бизнесом целей.

Буквально через неделю после сессии были подготовлены функциональные требования (понятно, что не идеальные, но вполне жизнеспособные). 11 февраля была сделана и согласованна оценка трудоёмкости доработок, а 11 марта уже был проведен пилот массовой оценки персонала. С 18 марта уже была запущена первая массовая оценка на 3000 сотрудников. О результатах говорить ещё рано, так как пока ещё не завершена первая волна, а на подходе вторая, НО некоторыми «набитыми шишками» я готов поделиться:

1. Штатная структура это всё! Сколько бы вам не говорили, что главной проблемой, с которой вы столкнетесь, будет расхождение фактических и реальных данных штату вашей компании вы всё равно даже представить не можете сколько из-за этого вопроса возникает проблем! Верить нельзя никаким данным! Мы и до этого подозревали, что в 1С всё не так гладко и поэтому сразу решили в данном проекте назначать процедуру оценки через матрицу в excel согласованную с руководителями подразделений. Но что вышло – руководители просмотрели даже свои должности не говоря о куче «мертвых душ» и т. п. В итоге мы несколько раз дней подгружали в систему корректирующие матрицы и переназначали оценку. А когда мы попытались хоть в чём-то доверится 1С и стали назначать мероприятия и снимать отчёты по оргструктуре загруженной оттуда в WebTutor, то узнали много «интересного» о компании! Например, курсы были назначены подразделению («всего-то» на 200 человек), которого уже больше полугода не было в компании.

2. Отчёты! Как бы вы не спешили и не доверяли базовым инструментам, но всю систему отчётности надо продумать сразу и детально! При продумывании отчетности вскрываются критичные детали бизнес-процесса, которые иначе легко можно упустить. Мы поспешили, и пришлось отдельно заказать упущенный отчёт. Поясню.   Например, у нас «оценка» это совсем не простая процедура состоящая из нескольких шагов с документооборотом назначающим различные анкеты — у нас это целый комплекс мероприятий: очные тренинги для руководителей, электронные курсы для сотрудников (по должностям), тесты для сотрудников, анкеты лояльности для сотрудников, сводные анкеты оценочного собеседования заполняемые комиссией по сотрудникам и ещё что-то. Мы, когда продумывали отчёты, заложили в сводный отчет, только заполняемую оценочной комиссией в сводную анкету по каждому сотруднику и всё вроде бы хорошо. Но когда вся процедура была запущена, стало ясно, что контролировать и измерять надо не только финальный этап, но все предшествующие активности (тренинги, курсы, тесты), а оказалось, что такие отчёты надо отдельно снимать по каждой активности и вместе вся это радость не стыкуется (курсы например, не по матрице назначались и там «зоопарк», а стандартные отчеты по тестам показывают средние значения по не очень корректным подразделениям и т. п.), а если и стыкуется, то путём нереальных затрат. Например, мы захотели получить средние значение по всем тестам (15 штук) по 32  подразделениями компании и оказалось, что надо снять 480 отчётов (заняло 8 рабочих часов). Завтра мы ждём сводный отчёт, который должен решить эти проблемы, но кто-то может не повторять этой ошибки.

3. Инструкции… Тут всё просто – не заваливайте персонал тоннами текста – сделайте инструкции максимально упорядоченными и прозрачными выделив ключевые этапы и действия, которыми эти этапы завершаются. Например, укажите, что только отправка анкеты эксперту переводит оценку на следующий этап, а никак не факт сдачи тестов.

4. Команда и видение. Очень важно, чтобы у всех участников проекта было одинаковое видение и четкое понимание результата, на который они работают! Очень часто подразделения HR участвующие в аналогичных проектах слабо представляют, а как собственно технический это всё будет реализовано (иногда даже, когда процесс уже запущен) и при этом их действия (из благих побуждений) вносят хаос в процесс.

Вспомнить можно ещё много чего, но пока надо дождаться результатов проекта и тогда можно будет сделать основные выводы.
ocenka

Всем хороших оценок!

Удачи!

Павел Безяев

eLearning elements 2014

eLearning elements

Самое важное про e-learning от профессионалов отрасли

 

28-29 мая 2014, гостиница «Аэростар»

 

Мир стремительно меняется. Новые технологии изменяют нашу жизнь, то, как мы думаем, как работаем и учимся. Обучение стало одним из основных стратегических инструментов развития и для компаний, и для отдельных людей. Классические методы уже не позволяют нам учиться и обучать столько, сколько нужно для успеха в современном мире. Сегодня обучение должно быть эффективным, быстрым и удобным – способным вписаться в динамику и скорость новой жизни.

 

Такое обучение называется e-learning. Новая парадигма и новая философия обучения. E-learning – это новые подходы, новые технологии, новые принципы, с помощью которых современная компания может создать благоприятную среду для развития персонала.

 

eLearning elements – исключительное событие в мире современного обучения. Именно здесь есть возможность обсудить опыт внедрения и развития e-learning, посмотреть примеры создания полезного учебного контента, узнать о том, что именно нужно сделать, чтобы e-learning стал эффективным инструментом вашей организации. А самое важное, только на eLearning elements у вас будет уникальная возможность пообщаться с коллегами, у которых уже есть опыт создания современных систем обучения.

 

Самые актуальные темы eLearning elements 2014:

– Мотивация слушателей в современном обучении

– Эффективное использование новых технологий

– Реализация комплексных проектов внедрения e-learning

– Перевод обучения из очного формата в электронный без потерь

– Психология современного обучения

– Нейрофизиология на службе e-learning

– Мобильное обучение

– Управление знаниями

– Работа с подрядчиками

– Управление e-learning проектом

 

eLearning elements – конференция, сделанная профессионалами в e-learning!

 

Сайт мероприятия: http://conf.elearningpro.ru/

Онлайн регистрация: http://elearningcenter.timepad.ru/event/89523/

 

Контакты:

7 (495) 276 08 71

 

Юлия Маловица

jmalovitsa@e-learningcenter.ru

 

Наталья Червонцева

natalia@e-learningcenter.ru

Рекламный ролик для электронного курса

Когда-то давно я рассказывал о нашем первом курсе в Юлмарт – “Директор КиберМаркета” и вот сегодня мне напомнили, что в своё время мы делали серьзный рекламный ролик для это курса (для показа заказчику). Сегодня я бы его сильно переделал и соркратил в два раза, но опыт был интересным.

 

Эффективный и дешевый курс – на чем можно экономить?

Для всех, кто не смог посетить мой доклада на “Саммите разработчиков электронных курсов” публикую презентацию и полный текст моего выступления:

Заставка:

Здравствуйте уважаемые коллеги! Меня зовут Павел Безяев, и сегодня я хочу поделиться с вами своим опытом в сфере разработки электронных курсов. Чтобы понимать откуда этот опыт пару слов о себе. В сфере e-learning я уже более 12 лет и за это время довелось поработать и в академическом секторе, и на стороне провайдеров, и в корпоративном секторе. Последний год я внедрял дистанционное обучение в такой крупной и развивающейся компании, как Юлмарт. Юлмарт сегодня это 7000 сотрудников, 30 кибермаркетов и 400 точек выдачи.

Что хочет бизнес от e-learning?

Естественное желание бизнеса – получать максимум отдачи на каждый вложенный рубль, поэтому желание получать эффективное, но при этом недорогое обучение вполне понятно. Последний год я большей частью и решал эту классическую задачу – как делать качественные курсы при минимальных затратах. В чистом виде задача экономии не стояла — нужна была скорость, но с учетом ограниченности ресурсов это равнозначно. Если бы речь шла про какой-то государственный вуз, то там все решается просто — задали критерии и “клепаем” курсы на “конвейере”, а мотивация студентов исключительно палочным методом. Но в Юлмарт такой вариант не пройдёт — здесь всё должно быть эффективным и особенно курсы!

Разница между курсами. Какие курсы бывают?

Понятно, что сейчас электронными курсами называют совершенно разные продукты:

  • Переформатированная книга. Презентация в PowerPoint + тест.
  • Переформатированная книга + картинки + гиперссылки.
  • Слайдовый курс с типовыми интерактивными элементами.
  • «Продвинутый» слайдовый курс: аудио, видео, flash.
  • Слайдовый курс с вовлекающим сценарием.
  • «Геймифициорованный мультимедийно насыщенный» курс.
  •  Серьёзные многопользовательские игры

Чтобы не запутаться, мы свои курсы называем «интерактивными».

Что из этого нужно бизнесу? Понятно, что по цене интересны первые три варианта, а вот по эффективности часто требуется что-то сравнимое с «серьёзными многопользовательскими играми».

 

Хороним слайдовые курсы? Эффективность с точки зрения остатка знаний и с точки зрения мотивации.

На конференции, которую мне довелось посетить в конце прошлого года, я много раз слышал от коллег разработчиков курсов фразы, которые можно трактовать, как  «Слайдовые курсы – вчерашний век». Было даже что-то вроде образа, в котором слайдовые курсы были представлены чем-то вроде человекоподобных обезьян в эволюции e-learning. Некоторые коллеги геймификаторы  вообще хоронят слайдовые курсы. Получается, что спасут только дорогие игрушки?

 

Слайдовые курсы – 10% эффективности?

Коллеги из SRC приводят классическую для e-learning пирамиду запоминания информации и сопоставляют её с курсам. По поводу места слайдовых курсов тут всё понятно.

Слайдовые курсы – 10% мотивации?

Еще интересная интерпретация и это «пирамида вовлеченности в e-learning» – получается, что слайдовый курс вовлекать  почти не может, а нам нужны как минимум «игровые симуляторы».  Сказать, что разница в себестоимости разработки эти курсов существенная – не сказать ничего, как минимум речь об отличии на порядок. Куда деваться бизнесу? Платить огромные деньги за серьёзные игры или перебиваться следовыми курсами, понимая, что их эффективность всего 10%? Мне видится, что всё не так плохо.

 

Геймификация это дорого? Пути оптимизации затрат.

Где же лежит ключ к оптимизации затрат на разработку эффективных курсов? Я вижу два основных пути:

1)      Оптимизация бизнес-процесса: ресурсы, роли, инструменты, технологии

2)      Поиск эффективных методик

Мы активно работали в обоих направлениях, набили прилично шишек, но и сделали интересные открытия.

Могут ли не специалисты делать курсы. Путь Юлмарт. Наши тупики и находки.

В Юлмарт мне изначально упорно пытались навязать концепт команды состоящей из «универсалов», когда все мои сотрудники могут барать заказ и выдавать готовый курс требуемого качества за счёт неких типовых методик.  И это можно как-то представить. Хотя всегда будет что-то «хромать» — у кого-то дизайна, у кого-то сценарии и т. п.  Но дальше масштабировать процесс предлагалось, привлечение ключевых экспертов компании, например по кассе, рознице, гарантии и т. п. Предполагалось, что их можно очень быстро научить делать интерактивные курсы, а потом вооружить их инструментами и шаблонными методиками и тогда компания будет просто завалена качественными и полезными курсами! Я сразу понял, что в такую идею слабо верю и что если надо много и быстро, то нужен конвейерный подход, когда каждый специализируется на своем участке работы и делает это максимально эффективно. Такие конвейеры я делал и до Юлмарт и готов был предложить этот опыт. Но мне не очень поверили и пришлось развивать две идеи параллельно.

 

  1. Можно ли найти типовые методики?

Развивая два направления я с одной стороны пытался описать те самые типовые методики, хотя и не очень представлял что хорошего из этого может получится. А с другой стороны формировал команду ближе к конвейерному типу. В какой-то момент у меня получился какой-то документ страниц на 50, а в голове сложилась некая концепция. Концепция предполагала, что в моей команде все же есть разделение (дизайнер, методист-сценарист, верстальщик и т. п.) и мы отвечаем за создание так называемых флагманских курсов. Во флагманские курсы мы закладываем все лучшее что знаем и можем в плане методик, дизайна и технологий и проверяем новые подходы. Если подходы себя оправдывают, то курс становится неким примером для подражания – шаблоном, а найденные методики и подходы фиксируются в “шпаргалке”. Обученные нами эксперты из других областей используют их для разработки курсов.

Флагманский курс

(Пример с курсом Ценности)

Первым курсом сделанный по новой концепции стал курс «Ценности Юлмарт», где сотрудник становится капитаном галеона “Стрела” и используя карту сокровищ и ценности компании преодолевает трудности и находит ключи от тайника с кладом.  Когда курс был готов мы поняли, что почти ничего типового из него мы взять не можем. Например, уход от бизнес контекста к некой сказочной реальности можно делать только в порядке исключения и это явно не типовая методика.   В итоге у нас был хороший курс, который нельзя было использовать  для примера и методичка на 50 страниц из которой даже я не мог точно понять как делать курсы… Что дальше?

 

Как не специалисты делали курсы…

Справедливости ради надо сказать, что один раз концепт привлечением к разработке курсов экспертов-НЕСПЕЦИАЛИСТОВ все же сработал. Случилось это когда надо было экстренно обучить более 3000 человек работе в SAP. Тогда мне в полное подчинение выделили экспертов ключевых направлений: касса, консультанты, корпоративные менеджеры и т. п. и дали срок 1 месяц на разработку пакета курсов.  Благо, что к тому моменту мы уже сделали пару курсов по SAP и нащупали подходящую методику.  Методика простая – если человек уже делал какой-то бизнес-процесс и у него просто меняется инструмент, то мы просто как бы переносим обучающегося в момент, когда переход на новое программное обеспечение уже произошло и необходимо выполнить типовые действия (принять товар на склад, продать товар клиенту, подготовить кассу для инкассации и т. п.). При этом мы первый раз в эмуляции подсказываем, что и как надо делать (но именно подсказываем, а не заставляем тыкать куда-то под нашу диктовку), а второй раз предлагаем сделать схожую процедуру самостоятельно и уже считаем ошибочные действия и даём обратную связь.

В общем, взяли мы наших экспертов по SAP – пару дней учили их очно – показывали примеры курсов, рассказывали о наших методиках и учили пользоваться основным инструментом (Captivate). А потом дали «флагманский», методичку, инструменты и отправили их делать курсы. Дальше было не просто – были и истерики и многократные переделки, а кто-то наоборот увлёкся задачей и стал делать слишком уже сложный эммуляционные курсы, забыв о наших методиках. В итоги мы сделали курсы в срок, но в целом производительность увеличилась не так сильно, как хотелось бы, т. к. на обучение и поддержку семи экспертов ушли силы всего нашего отдела. Да и с качеством были вопросы. Но самое главное, что пока мы этот пример смогли масштабировать только на один тип курсов – ситуацию, когда меняется программное обеспечения и не меняется сам бизнес-процесс. А что делать с другими курсами, которые нужны бизнесу?

Внутренние разработчики

Более удачной идей стало привлечь к разработке сотрудников замотивированных на развитие в сфере e-learning и выращивать из них помощников – внутренних разработчиков. Мы объявили по компании конкурс на обучение по программе «Разработчик интерактивных курсов» и отобрали пять кандидатов. В течении двух месяцев обучали наших стажеров без отрыва от основной деятельности. Тем, кто прошёл все этапа и сделал аттестационный курс – мы выдали ключи для работы в CourseLab.

В первый раз мы попытались сделать внутренних разработчиков теми самыми «универсалами», но быстро поняли, что это утопично и что мы не готовы отдать им методики и дизайн, потому что именно на этом экономить нельзя! В результате у нас проявили «руки» для верстки, но остро встал вопрос с методистами и дизайнерами.

Перед вторым набором внутренних разработчиков мы четко продумали бизнес процесс и разделили роли, а именно: менеджер, методист, технический сценарист, дизайнер, верстальщик, тестер, корректор. И решили уже готовить ребят исходя из их талантов и опыта под конкретные роли. Сейчас у нас 10 таких стажёров и есть шанс построить реальную «фабрику контента» при этом штатных сотрудников занимающихся разработкой курсов всего три человека. План у нашей «фабрики» – 10 интерактивных курсов в месяц и мне он видится вполне реальным.

 

Сценарий VS технологи

От процесс перейдём к методикам и технологиям. А можно ли вообще делать простые с технической точки зрения курсы и при этом добиваться результата сравнимого с многопользовательскими играми? Моё мнение, что это возможно, и мы это делали.

И вот в чём секрет:

  • Методический проработанный сценарий
  • Дизайн
  • Выстроенный процесс обучения

Сценарий VS технологи: сценарий

В плане методик самое важно это понять свою целевую аудиторию, решаемую проблему и способы вовлечения. Дальше делается правильный сценарий, такой чтобы с первого слайда вызывал у обучающегося интерес и при этом работал. Как мы это делаем:

1)      Через вызов и соревновательных дух (как в курсе «КиберСкорость» и «Услуги и сервисы»),

2)      Использование простого и открытого языка – говорим на одном языке с нашими обучающимися.

3)      Обучение через действие – мы не даём теорию, а предлагаем обучающемуся, решать поставленные задачи и в результате этого находить верное решение (технический это обычные вопросы с обратной связью или простые кейсы).

4)      Через карту курса.

5)      Через «правило капрала» – расскажи, о чём хочешь сказать, скажи, повтори, о чём сказал.

Сценарий VS технологи: киберскорость

Вот например, курс по ажиотажным продажам сделанный с учетом целевой аудитории и принципов о которых я говорил. Есть  вызов, есть понятный язык. Есть звёзды/рейтинги.

Сценарий VS технологи: киберскорость

Есть карта курса и не только…

Сценарий VS технологи: киберскорость

И всё обучение идёт через действие на реальных интерактивных кейсах.

Сценарий VS технологи: дизайн

Соблюдая эти методические правила, мы уже делаем курсы достаточно эффективными. И тут мы доходим до дизайна. Любительский подход может загубить всю методическую работу – как же часто я такое наблюдал даже среди «гуру» педдизайна! Но не надо ударяться в крайность – 100 рисованных персонажей и сцен не сильно увеличат эффективность курса, но увеличат его стоимость раз в 20. Можно просто сделать качественный шаблон и пару персонажей, а всё остальное уже дать через простые схемы и образы. Наш дизайнер рисует красивый шаблон с обложкой примерно за полдня, ну и где-то пару дней уходит на дополнительные иллюстрации и «причесывание» верстки и выглядит всё профессионально и «вкусно».

Сценарий VS технологи: выстраивание процесса

Один курс – в поле не воин! Эффект в системе! Одно дело продумать и реализовать игровой сюжет в курсе (технический делается легко в том же CourseLab) – например, давать звёзды за выполнение заданий, а другое дело устроить соревнования в рамках компании. С курсом «Услуги и сервисы» мы объявили на всю компанию, что будем еженедельно публиковать на Портале компании рейтинги консультантов набравших больше всего баллов, а потом будем такие же рейтинги делать по регионам. Ребята по 20 раз проходили этот курс, кто-то не спал ночами, чтобы вывести свой регион в лидеры – вот вам и «многопользовательская игра». А мы просто раз в неделю снимали отчёты из LMS и публиковали их на портале.

 

Заключение

Дело не в инструментах, а в методиках.

Правильно выстроенные бизнес процесс разработки по конвейерному типу позволяет делить работу по степени квалификации и оптимизировать затраты.

В больших компания есть огромный ресурс в виде людей, которым интересно развиваться в новом направлении и многие видят в e-learning свой шанс!

На дизайне надо экономить правильно! Можно обойтись без дорогостоящих детальных иллюстраций и анимации, но дизайн курса должен быть вкусным и профессиональным!

Спасибо за внимание!

Удачи!

Павел Безяев